Bekämpfung von Korruption und Bestechung

Obwohl die Bekämpfung von Korruption und Bestechung im Rahmen der durchgeführten Wesentlichkeitsanalyse als nicht wesentlich für unsere Geschäftstätigkeit identifiziert wurde, verfügen wir über robuste Policies und Maßnahmen, die diese Themen adressieren. Die nichtfinanzielle Erklärung 2024 erstellten wir auf Grundlage der European Sustainability Reporting Standards (ESRS), um eine Ausrichtung an anerkannten europäischen Berichterstattungsrichtlinien zu gewährleisten. Der Umfang der offengelegten Inhalte bestimmt sich jedoch nach §§ 315b und 315c in Verbindung mit 289b bis 289e des deutschen Handelsgesetzbuchs (HGB).

Unsere Policies im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Korruption und Bestechung (G1-1)

Wir verpflichten uns, hohe Integritätsstandards zu wahren, indem wir robuste Maßnahmen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption umsetzen, um ein transparentes und ethisches Geschäftsumfeld zu gewährleisten. Unsere konzernweite Antikorruptionsrichtlinie, welche sich an den Prinzipien des Übereinkommens der Vereinten Nationen gegen Korruption (United Nations Convention against Corruption) orientiert, verpflichtet unsere Geschäftstätigkeiten zur Einhaltung geltender Antikorruptionsvorschriften und -standards. Die Policy wird regelmäßig überwacht und bei Bedarf aktualisiert.

Unsere Maßnahmen im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Korruption und Bestechung (G1 MDR-A)

Als weltweit tätiges Unternehmen stellen wir sehr strenge Anforderungen an ein wirksames Compliance-Management. Compliance bedeutet für uns vor allem: Wir handeln im Einklang mit unseren Unternehmenswerten und sind davon überzeugt, dass profitables Wirtschaften mit ethischen Ansprüchen einhergehen sollte.

Risikobewertung von Bestechung und Korruption

Wir haben eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, um das Risiko von Korruption und Bestechung zu verringern, und möchten damit sicherstellen, dass wir Anschuldigungen oder Vorfälle von Bestechung und Korruption wirksam verhindern, aufdecken und bekämpfen können. Um die Risiken und die Wirksamkeit der Kontrollen zu bewerten, haben wir entsprechende Indikatoren implementiert, welche wir regelmäßig überwachen. Unser Ansatz zur Risikominimierung wird von einem konzernweiten Rahmenwerk geregelt, das ethische und rechtskonforme Geschäftsprozesse in den Vordergrund stellt.

Unser Verfahren zur Bewertung von Compliance-Risiken deckt alle unsere Unternehmensbereiche ab. Die Bewertung basiert auf einer umfassenden Risikomatrix, die mehr Objektivität und einen stärker datenorientierten Risikoansatz ermöglicht. Die Matrix legt ihren Schwerpunkt auf Bestechungs- und Korruptionsrisiken, die durch eine ausführliche Risikoklassifizierung und detaillierte Risikopräsenzszenarien hervorgehoben werden. Zudem kommt eine länderspezifische Risikosegmentierung zur Anwendung. Dabei werden die Länder, in denen wir aktiv tätig sind, mittels objektiver und einheitlicher Kriterien nach ihrem Bestechungs- und Korruptionsrisiko eingestuft. Anhand der Ergebnisse priorisieren wir anschließend unsere Initiativen und intensivieren die Aktivitäten in Ländern mit einem höheren Risiko.

Auch bei der Auswahl externer Partner wenden wir im Rahmen unseres Engagements für verantwortungsvolle Geschäftspraktiken einen risikobasierten Ansatz an. Je größer das geschätzte Risiko in Bezug auf ein bestimmtes Land, eine bestimmte Region oder eine bestimmte Dienstleistung, desto intensiver prüfen wir die externe Partei, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird. Auf Grundlage des Ergebnisses dieser Überprüfung entscheiden wir, ob wir den potenziellen externen Partner ablehnen, Bedingungen zur Minderung der identifizierten Risiken auferlegen oder eine bestehende Geschäftsbeziehung beenden.

Wir setzen uns auch aktiv gegen Bestechung ein – durch die Anwendung strenger Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen. Diese Werte sind in dem Unternehmenstool hinterlegt, das wir für die Erstattung von Reisekosten und Auslagen verwenden. Alle entsprechenden Anträge unterliegen der Genehmigung, wobei eine zusätzliche interne Prüfung vorgenommen wird, wenn bestimmte Kostenobergrenzen überschritten werden. Im Geschäftsjahr 2024 haben wir die Einführung eines neuen Tools abgeschlossen, das unsere Interaktionen mit Fachkreisen im Gesundheitswesen reguliert und sich auf einen risikobasierten Ansatz stützt, der in eine systemgestützte Risikobewertung integriert ist. Wir befolgen klar definierte interne Genehmigungsanforderungen und -verfahren für jede Art von Interaktion, die im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften stehen. Weitere Informationen zur Transparenzberichterstattung können dem Kapitel „Umgang mit medizinischen Fachkreisen und Transparenzberichtserstattung“ entnommen werden.

Externe Zertifizierung des Compliance-Management-Systems

Seit 2022 lassen wir eine externe Überprüfung und Zertifizierung unseres Compliance Management Systems nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen (IDW PS 980) vornehmen. Der Fokus liegt auf der Bekämpfung von Bestechung, Korruption und Geldwäsche, um Bereiche mit potenziellem Verbesserungsbedarf auszumachen und zu beurteilen, ob mit den ergriffenen Maßnahmen die Einhaltung von Vorschriften, Richtlinien und Verfahrensweisen gewährleistet ist. Die Überprüfung durchläuft drei Phasen: Die ersten beiden Phasen, Vorbewertung und Angemessenheitsprüfung, wurden im 2. Quartal 2023 ohne wesentliche Befunde. Der Abschluss der Angemessenheitsprüfung zeigt, dass die Verfahren und Maßnahmen im Zusammenhang mit unserem Compliance Management System zur Steuerung unserer Compliance-Risiken angemessen ausgestaltet und implementiert wurden. Die dritte Phase, die Beurteilung der Wirksamkeit, wird 2025 schrittweise in den einzelnen Regionen umgesetzt.

Audits zu Korruption und Bestechung

Group Internal Auditing überprüft regelmäßig und weltweit Funktionen, Prozesse und Gesellschaften. Dabei wird auch bewertet, wie wirkungsvoll die jeweiligen Compliance-Richtlinien, -Prozesse und -Strukturen sind. Für den Fall, dass sich aus der Prüfung Empfehlungen für Verbesserungsmaßnahmen ergeben, verfolgt Group Internal Auditing diese Maßnahmen systematisch und kontrolliert ihre Umsetzung. Im Geschäftsjahr 2024 führte Group Internal Auditing 30 Audits durch, die bestechungs- und korruptionsbezogene Risiken untersuchten (davon 6 in der Merck KGaA).

Untersuchung von Korruptions- und Bestechungsvorfällen

Jegliche Bedenken in Bezug auf Korruption und Bestechung können über verschiedene zentrale Kanäle gemeldet werden. Meldungen werden gemäß unserem Whistleblowing and Investigations Standard sowie dem internen Ermittlungsverfahren weiter untersucht. Ermittelnde Personen und der Untersuchungsausschuss für Vorfälle sind getrennt vom Management, das in die Angelegenheit involviert ist. Unser Chief Compliance Officer berichtet den Stand unserer Compliance-Aktivitäten, potenzielle Risiken und schwerwiegende Compliance-Verstöße mindestens zweimal jährlich an Vorstand und Aufsichtsrat. Weitere Informationen zu Whistleblowing und Ermittlungsverfahren finden sich im Kapitel „Unsere Policies im Zusammenhang mit unserer Unternehmenskultur (G1-1)“.

Sensibilisierung und Schulung zu Compliance-Themen

Wir kommunizieren unsere Compliance-Policies regelmäßig über verschiedene Plattformen (zum Beispiel über unseren jährlichen Compliance-Newsletter, gezielte E-Mails, Intranet-Posts). Damit möchten wir sicherstellen, dass die Policies für alle relevanten Stakeholder zugänglich und verständlich sind. Dieser Ansatz fördert eine starke Kultur der Verantwortlichkeit und Integrität innerhalb unserer Belegschaft.

Unsere Bemühungen zur Bekämpfung von Korruptions- und Bestechungsrisiken gehen über die Grenzen unseres Unternehmens hinaus. Durch unseren globalen Risikomanagementprozess für Drittparteien (Third Party Risk Management) möchten wir sicherstellen, dass unsere Vertriebspartner, einschließlich Handelsvertreter, Distributoren, Großhändler und Hochrisikolieferanten, über unsere Compliance-Grundsätze informiert sind. Wir erwarten von unseren Drittparteien, dass sie die relevanten Gesetze einhalten und jegliche Form der Bestechung ablehnen.

Da das Risiko von Bestechung und Korruption ein Schwerpunktbereich unseres Compliance Management Systems ist, führen wir regelmäßig Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen durch, um ethisches Geschäftsverhalten zu fördern. Seit 2023 bieten wir einen neuen E-Learning-Kurs zum Thema Bekämpfung von Korruption, Bestechung und Geldwäsche an. Die Schulung basiert auf Policies zu Geldwäsche- und Korruptionsbekämpfung. Darüber hinaus bieten wir für Hochrisikobereiche individuelle Präsenzschulungen an.

Die Themen Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung sind auch in die E-Learning-Module unseres Verhaltenskodex und des Verhaltenskodex für Lieferanten integriert und werden im Rahmen verschiedener Sensibilisierungsinitiativen im Laufe des Jahres behandelt. Informationen zu allgemeinen Schulungen im Zusammenhang mit Compliance-Anforderungen finden sich im Kapitel „Unsere Policies im Zusammenhang mit unserer Unternehmenskultur (G1-1)“.

Wir richten unsere Schulungsmaßnahmen gezielt an Mitarbeitende, die mit Risiken im Zusammenhang mit Bestechung, Korruption und Geldwäsche konfrontiert sein könnten. Dazu gehören Mitarbeitende, die mit Behördenvertretern in Kontakt stehen, mit Dritten zusammenarbeiten oder an der Überprüfung und Genehmigung von Transaktionen beteiligt sind. Die Teilnahme an diesem Kurs ist für Mitarbeitende abhängig von ihrem Risikoprofil sowie ihrer Position und Rolle im Unternehmen verpflichtend.

Die Anzahl der Mitarbeitenden, die zur Bekämpfung von Bestechung, Korruption und Geldwäsche geschult wurden, ist in der nachstehenden Tabelle aufgeführt:

Unsere Kennzahlen im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Korruption und Bestechung (G1 MDR-M)

Die Anzahl der über die Compliance-Hotline und andere Meldekanäle im Geschäftsjahr 2024 gemeldeten Compliance-Fälle ist in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt: