Berichterstattung
Es ist das Ziel der Merck KGaA, aktuelle Informationen an alle Aktionäre, Medien, Finanzanalysten und die interessierte Öffentlichkeit weiterzugeben und hierdurch größtmögliche Transparenz zu schaffen. Deswegen tritt Merck zeitnah und über eine große Bandbreite von Kommunikationsplattformen mit allen Interessierten in einen Dialog über die Unternehmenslage und geschäftliche Veränderungen. Zu den Grundsätzen von Merck zählt die sachlich richtige, umfassende und faire Informationsversorgung.
Über die Website (www.merckgroup.com) als wichtigste Veröffentlichungsplattform lassen sich weltweit sowohl publizitätspflichtige als auch nicht publizitätspflichtige Informationen abrufen. Neben einem umfassenden Finanzkalender sind hier die Geschäftsberichte sowie die Quartalsmitteilungen beziehungsweise Quartals- und Halbjahresfinanzberichte über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren in deutscher und englischer Sprache abrufbar. Es werden auf der Website außerdem Adhoc-Mitteilungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben über Umstände und Tatsachen veröffentlicht, von denen eine Relevanz für den Börsenkurs der Merck-Aktie erwartet werden kann.
Eine weitere Plattform zum Dialog bieten regelmäßig stattfindende Pressekonferenzen, Investorenmeetings im Rahmen von Investorenkonferenzen sowie Roadshows. Auch die hierfür erstellten Unternehmenspräsentationen sind über die Website der Merck KGaA abrufbar. Ferner steht das Investor-Relations-Team privaten sowie institutionellen Investoren für weitere Auskünfte zur Verfügung. Zur Gewährleistung einer größtmöglichen Transparenz sind alle Dokumente rund um die jährlich stattfindende Hauptversammlung über die Website zugänglich. Außerdem findet generell eine zumindest teilweise Liveübertragung der Hauptversammlung im Internet statt. Die Hauptversammlung vom 26. April 2024 wurde erneut virtuell durchgeführt und daher vollständig live im Internet übertragen.
Umgang mit Insiderinformationen
Der ordnungsgemäße Umgang mit Insiderinformationen ist uns ein besonderes Anliegen. Das von uns eingerichtete Insiderkomitee prüft das Vorliegen von Insiderinformationen, sorgt für die Einhaltung der rechtlichen Pflichten und bereitet gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen vor. Die Mitglieder des Insiderkomitees werden von der Geschäftsleitung eingesetzt, zumindest zwei Mitglieder gehören zur Konzernfunktion Group Legal & Compliance. Das Insiderkomitee tritt in regelmäßigen Abständen oder anlassbezogen zusammen, wenn dies erforderlich erscheint. Die Letztentscheidungsbefugnis für den Umgang mit möglichen Insiderinformationen liegt beim für Finanzen zuständigen Geschäftsleitungsmitglied.
Die Geschäftsleitung hat zum Zweck eines qualitativ hochwertigen Schutzes von Insiderinformationen eine weltweit im Merck-Konzern anwendbare interne Insiderrichtlinie erlassen. In dieser werden die Mitarbeitenden über ihre insiderrechtlichen Pflichten informiert und es werden klare Handlungsanweisungen gegeben. Zudem wird die Tätigkeit des Insiderkomitees ausführlich beschrieben. Darüber hinaus ist auch in unserem für alle Mitarbeitenden verpflichtenden Verhaltenskodex ein ausdrücklicher, ausführlicher Hinweis auf das Verbot des Gebrauchs von Insiderinformationen enthalten. Alle Mitarbeitenden werden im Rahmen der obligatorischen Schulungen zum Verhaltenskodex wie auch in speziellen Schulungen zum Insiderrecht über die zentralen Vorgaben zum Insiderhandel geschult.
Rechnungslegung und Abschlussprüfung
Die Merck KGaA stellt ihren Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht nach den am Abschlussstichtag gültigen und von der Europäischen Union anerkannten International Financial Reporting Standards (IFRS) sowie nach den ergänzend anzuwendenden Vorschriften des § 315e Abs. 1 HGB auf. Der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht werden von der Geschäftsleitung aufgestellt und von einem Abschlussprüfer unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung geprüft.
Der Aufsichtsrat hat die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, mit der Prüfung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts für das Geschäftsjahr 2024 beauftragt. Die Hauptversammlung hatte einem entsprechenden Vorschlag am 26. April 2024 zugestimmt. Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, ist dazu verpflichtet, den Aufsichtsrat über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten, soweit diese nicht umgehend beseitigt werden können. Daneben hat der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben, unverzüglich zu berichten. Der Abschlussprüfer informiert den Aufsichtsrat beziehungsweise vermerkt im Prüfungsbericht, wenn er bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Geschäftsleitung und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex ergeben. Mit dem Abschlussprüfer ist auch vereinbart, dass er zur Beurteilung, ob die Geschäftsleitung ihren Pflichten gemäß § 91 Abs. 2 AktG nachgekommen ist, seine Prüfung auch auf das im Unternehmen vorhandene Risikofrüherkennungssystem erstreckt. Des Weiteren hat der Abschlussprüfer im Rahmen der Abschlussprüfung das nachhaltigkeits- und rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem zu prüfen und zu beurteilen, soweit dies zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung erforderlich und zweckmäßig ist.
Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, ist seit dem Jahr 2023 Prüfungsgesellschaft für die Abschlussprüfung des Jahres- und des Konzernabschlusses der Merck KGaA. Der für die Durchführung der Abschlussprüfung verantwortliche Wirtschaftsprüfer wechselt regelmäßig im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Derzeit übt Daniel Weise dieses Mandat aus. Herr Weise ist seit dem Geschäftsjahr 2023 der verantwortliche Wirtschaftsprüfer. Die Zusammengefasste Nachhaltigkeitserklärung wird ebenfalls von der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, geprüft. Hierfür ist Jan Joos seit dem Geschäftsjahr 2023 der verantwortliche Wirtschaftsprüfer. Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, hat gegenüber dem Unternehmen erklärt, dass sie von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den europarechtlichen sowie den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften ist und ihre sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Anhaltspunkte dafür, dass die Unabhängigkeit der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, nicht hinreichend gewährleistet ist, haben sich nicht ergeben. Interessenkonflikte wurden von beiden Seiten keine festgestellt. Der Prüfungsausschuss würdigt jährlich aufgrund objektiv beurteilbarer Indikatoren die Qualität der Abschlussprüfung, einschließlich der Leistung des verantwortlichen Wirtschaftsprüfers.
Weitere Berichte
Der zusammengefasste Lagebericht der Merck KGaA und des Merck-Konzerns enthält eine (Konzern-) Nachhaltig-keitserklärung, die den Berichtspflichten der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und des CSRD-Umsetzungsgesetzes nachkommt und ebenfalls von der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München geprüft wird. Er folgt den Anforderungen der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) für Unternehmen, die nach § 315b HGB zur nichtfinanziellen Berichterstattung verpflichtet sind. Die (Konzern-) Nachhaltigkeitserklärung wird als separates Kapitel im zusammengefassten Lagebericht gezeigt. Eine Übersicht, welche sie enthält, findet sich in einem gesonderten Index. Darüber hinaus machen wir im Kapitel „Weitere Informationen“ ebenfalls Angaben unter Bezugnahme der GRI Standards 2021. Zudem integrieren wir dort die Anforderungen der Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD) und der Sustainability Accounting Standards Board (SASB-Standards). Als separater Punkt im Rahmen der Ausführungen zur Corporate Governance ist zudem der Vergütungsbericht enthalten. Der Vergütungsbericht über das letzte Geschäftsjahr und der Vermerk des Abschlussprüfers sowie das geltende Vergütungssystem und der letzte Vergütungsbeschluss sind unter https://www.merckgroup.com/de/investors/corporate-governance/reports.html öffentlich zugänglich.
Werte und Compliance
Grundvoraussetzung für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung ist die Einhaltung von Gesetzen – auch Compliance genannt. Alle unsere Aktivitäten müssen weltweit Gesetzen, Regulierungen und internationalen ethischen Standards entsprechen, denn Compliance-Verstöße ziehen nicht nur mögliche Strafverfahren nach sich, sondern können auch unseren Ruf als Arbeitgeber und Geschäftspartner ernsthaft schädigen.
Unsere Konzernfunktion Group Compliance ist zuständig für die Kernthemen: Merck Verhaltenskodex, Bekämpfung von Korruption und Bestechung (inklusive Einhaltung von Bestimmungen des Gesundheitswesens, Geschäftspartnerprüfung/Due Diligence, Transparenzberichterstattung), Geldwäschebekämpfung und Interessenkonflikte. Für diese wichtigen Compliance-Themen gelten konzernweite sowie lokale Richtlinien, Verfahren und Prozesse. So gewährleisten wir, dass unsere geschäftlichen Aktivitäten in Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und internationalen ethischen Standards stehen.
Als weltweit tätiges Unternehmen stellen wir sehr strenge Anforderungen an ein wirksames Compliance Management. Unser Compliance-Management-System umfasst acht Kernelemente und eine kontinuierliche Beratung der Geschäftsfelder, die unser Compliance-Programm darstellen:
Elemente unseres Compliance-Programms
Der Group Compliance Officer ist für den Aufbau, die Unterhaltung und die Weiterentwicklung unseres weltweiten Compliance Management Systems verantwortlich und trägt mit seinem Team, bestehend aus einem globalen Compliance Center of Expertise und den Compliance-Beauftragten, durch die entsprechenden Maßnahmen unter anderem dazu bei, das Risiko schwerwiegender Compliance-Verstöße zu mindern und die Umsetzung des Compliance-Programms im gesamten Merck-Konzern sicher zu stellen. Unser Group Compliance Officer berichtet der Geschäftsleitung und dem Prüfungsausschuss mindestens zweimal jährlich über den Status unserer Compliance- und Datenschutz-Aktivitäten, mögliche Risiken und Kennzahlen zu Compliance- und Datenschutz-Verstößen.
Die Bedeutung von Compliance spiegelt sich auch in den Landesgesellschaften wider, die über Länderbeauftragte für die effektive Umsetzung der Compliance-Maßnahmen sorgen. Durch regelmäßige globale und regionale Compliance-Meetings wird der Informationsaustausch innerhalb der Compliance-Organisation gefördert. Hinzu kommt ein globales Konzept für sogenannte globale Compliance-Komitees und lokale Compliance-Foren, in denen relevante Compliance-Themen mit dem Senior Management diskutiert werden. Die Compliance-Foren und -Komitees sind damit wesentliche Elemente der Risikobeurteilung und Qualitätssicherung.
Um die Effektivität unseres Compliance-Programms zu gewährleisten, überprüfen wir dieses regelmäßig und aktualisieren bei Bedarf unsere Initiativen und Programme. Dabei berücksichtigen wir neue Anforderungen ebenso wie interne und externe Risiken. Wir tauschen uns über aktuelle Compliance-Angelegenheiten, Trends und Ziele mit unseren Stakeholdergruppen innerhalb unserer Compliance-Organisation sowie Externen aus.
Werte und Verhaltenskodex
Unsere Unternehmenskultur basiert auf den grundlegenden Werten – Mut, Leistung, Verantwortung, Respekt, Integrität und Transparenz, die den Mittelpunkt unseres unternehmerischen Handelns bilden. Unser Verhaltenskodex spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung dieser Werte im täglichen Miteinander. Er unterstützt unsere Mitarbeitenden dabei, ethisch verantwortungsvoll zu handeln – gesetzeskonform und im Einklang mit unseren Werten. Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeitenden von Merck, in jedem Land und auf allen Ebenen unserer Organisation, und ist in 22 Sprachen verfügbar.
Mit dem Verhaltenskodex und den verschiedenen bereichsspezifischen Compliance-Regeln werden die Werte in die tägliche Arbeits- und Geschäftspraxis integriert. Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern (wie beispielsweise Kunden, Zulieferern, Distributoren, etc.), dass sie diese Grundsätze einhalten oder eigene – vergleichbare – Grundsätze haben. Unser Verhaltenskodex für Geschäftspartner beschreibt unsere Erwartungen und Anforderungen in Bezug auf Menschenrechte, Gesundheit und Sicherheit, Geschäftsintegrität, Umweltschutz, kontinuierliche Verbesserung und kontinuierliches Management der jeweiligen Lieferanten. Unsere Menschenrechtscharta (Human Rights Charter) ergänzt den Verhaltenskodex für Geschäftspartner durch weltweit anerkannte Menschenrechtsgrundsätze.
Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird durch die Compliance-Abteilung überwacht und durch entsprechende Monitoring- und Schulungsmaßnahmen konzernweit unterstützt. Alle Mitarbeitenden sind aufgerufen, mögliche Compliance-Verstöße zu melden, damit Merck die erforderlichen und angemessenen Maßnahmen ergreifen kann. In Zusammenarbeit mit der internen Revision überprüft die Compliance-Abteilung regelmäßig die Umsetzung der konzernweiten Compliance-Maßnahmen in den Landesgesellschaften.
Risikomanagement
Ferner ist ein geeignetes Compliance-Risikomanagement unerlässlich, um potenzielle Compliance-Risiken und -Anforderungen zu erkennen und unser Unternehmen nachhaltig zu schützen. Hierzu haben wir einen Prozess zur Bewertung der Compliance-Risiken in allen unseren Unternehmensbereichen implementiert. Die Bewertung erfolgt risikobasiert auf Grundlage einer umfassenden Risikomatrix und legt ihren Schwerpunkt auf Bestechungs- und Korruptionsrisiken. Wir implementieren und beobachten regelmäßig Schlüsselindikatoren zur Bewertung von Risiken und der Wirksamkeit von Kontrollen. Für die Risikominimierung gilt ein globaler Rahmen für ethische und gesetzeskonforme Geschäftsabläufe, der durch geeignete Richtlinien und effektive Kontrollen zur Risikoreduzierung ergänzt wird.
Kartell- und Wettbewerbsrecht
Zusätzlich führen wir im Rahmen eines gesonderten Verfahrens regelmäßige kartellrechtliche Bewertungen durch. Unser konzernweiter Standard zum Kartell- und Wettbewerbsrecht (Antitrust Standard) gibt vor, dass sämtliche Geschäftstätigkeiten im gesamten Konzern stets im Einklang mit geltenden Wettbewerbsvorgaben auszuüben sind. In diesem Zusammenhang stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter regelmäßig geschult werden. Wir erkennen die Bedeutung eines fairen Wettbewerbs an und erwarten dies auch von Vertragsparteien, die in unserem Auftrag handeln.
Lieferantenmanagement
Während das Lieferantenmanagement das regelkonforme Handeln der Zulieferer sicherstellt, umfasst das Geschäftspartner-Risikomanagement (Third Party Risk Management) die Beziehungen mit vertriebsnahen Geschäftspartnern. Dies betrifft die Bereiche Handelsvertretung, Distribution und Großhandel sowie Lieferanten, denen wir ein hohes Risiko zuschreiben. Wir erwarten von Drittparteien weltweit, dass sie unsere Compliance-Grundsätze einhalten. Wir gehen Geschäftsbeziehungen nur mit Dritten ein, die sich dazu verpflichten, rechtskonform zu handeln, jegliche Form der Bestechung abzulehnen und Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien zu befolgen. Bei der Auswahl unserer externen Partnerunternehmen verfolgt unser Unternehmen einen risikobasierten Ansatz. Je größer das geschätzte Risiko in Bezug auf ein bestimmtes Land, eine bestimmte Region oder eine bestimmte Dienstleistung ist, umso gründlicher prüfen wir die externe Partei, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird. Je nach Ergebnis wird entschieden, ob wir das potenzielle externe Partnerunternehmen ablehnen, Bedingungen zur Minderung der identifizierten Risiken stellen oder eine bestehende Geschäftsbeziehung beenden.
Geldwäschebekämpfung
Des Weiteren verfügen wir über ein globales Programm zur Bekämpfung von Geldwäsche, das durch unseren Konzernstandard zur Geldwäschebekämpfung (Anti-Money Laundering Group Standard) gestützt wird. Dieser beschreibt spezifische Prozesse und Sicherheitsvorkehrungen mit dem Ziel, Warnsignale und Transaktionen mit hohem Risiko zu identifizieren, zu melden und zu untersuchen. Eine begleitende Schulung unterstützt die Umsetzung dieser Maßnahmen.
Interessenkonflikte
Unsere Richtlinie zu Interessenkonflikten (Conflict of Interest Policy) definiert Interessenkonflikte und die damit verbundenen Risiken. Sie gibt klare Vorgaben zur Vermeidung solcher Situationen und enthält spezifische Regelungen zur Identifizierung, Offenlegung und Eindämmung sowie Steuerung der Risiken.
Umgang mit medizinischen Fachkreisen und Transparenzberichtserstattung
Wir unterstützen die Gesundheitssysteme, indem wir mit unseren Fachkreisen – etwa medizinische Fachgesellschaften, Patientenorganisationen und Interessensvertretungen von pflegenden Angehörigen, Universitätskliniken und andere Institutionen des Gesundheitswesens – zusammenarbeiten.
Unser Antikorruptionsstandard (Anti-Corruption Standard) verpflichtet dazu, sämtliche geschäftlichen Aktivitäten in Übereinstimmung mit geltenden Antikorruptionsregulierungen und -standards durchzuführen. Jegliche Form von Bestechung ist strikt untersagt. Wir setzen strenge Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen fest, welche im unternehmensinternen Tool zur Erstattung von Reisekosten und Auslagen hinterlegt sind. Darüber hinaus kommen bestimmte Regeln und Verfahrensweisen im Umgang mit medizinischen Fachkräften (Healthcare Professionals) zur Anwendung.
Zur Sicherstellung des rechtlich und ethisch korrekten Umgangs mit medizinischen Fachkreisen und der Einhaltung der Transparenzvorgaben hat die Compliance-Organisation zusammen mit den betroffenen Geschäftsbereichen umfangreiche Maßnahmen getroffen, um den internen Regelungsrahmen sowie die entsprechenden Prozesse zur Genehmigung und Dokumentation von Interaktionen mit Fachkreisen sicherzustellen, die eine korrekte Veröffentlichung unter Einhaltung der jeweils gültigen Datenschutzvorgaben gewährleisten.
Je nach länderspezifischen Gesetzen und Regelungen veröffentlichen wir unsere finanziellen und nichtfinanziellen Zuwendungen an Fachkreise im Gesundheitswesen wie medizinisches Fachpersonal und Gesundheitsorganisationen. Neben einzelnen geldwerten Zuwendungen veröffentlichen wir außerdem pflichtgemäß die Gesamtausgaben für unsere Forschung und Entwicklung.
Compliance-Schulungen
Einen hohen Stellenwert im Rahmen des globalen Compliance-Programms nehmen die regelmäßig stattfindenden Compliance-Schulungen ein, die sowohl in Form von webbasierten Trainings als auch in Form von Präsenzveranstaltungen stattfinden. Sie dienen dazu, Mitarbeitenden und Management insbesondere zu den Themen Verhaltenskodex, Korruption und Bestechung, Interessenskonflikte, Geldwäsche, Kartell- und Wettbewerbsrecht sowie Compliance im Gesundheitswesen und für die Folgen von Compliance-Verstößen zu sensibilisieren sowie Vermeidungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Durch gezielte Schulungen und Aufklärungen über die geltenden Compliance-Regeln und ethischen Standards sowie die Aufgaben der Mitarbeitenden zur Einhaltung dieser Vorgaben stärken wir die Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht der Mitarbeitenden. Weitere Informationen sind im Kapitel „Compliance Awareness and Training“ enthalten.
Compliance-Hotline
Wie in verschiedenen Compliance-Trainings und im Verhaltenskodex beschrieben, können hinweisgebende Personen aus verschiedenen Meldekanälen wählen. Die Wahl des Meldekanals kann von der Art des Meldegrunds und den Präferenzen der hinweisgebenden Person unter den gegebenen Umständen abhängen.
Unser Standard zu Whistleblowing und Untersuchungen (Whistleblowing and Investigations Standard) bekräftigt unsere Absicht, eine Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten und zu fördern, in der Mitarbeitende ermutigt und befähigt werden, potenzielle Vorfälle und Compliance-Verstöße zu melden. Der Standard informiert über die verfügbaren Meldewege und beschreibt die Prozesse, die wir zur Untersuchung von Fehlverhalten anwenden, wobei Vertraulichkeit gewahrt und Whistleblower geschützt werden.
Hinweise an die zentralen Meldekanäle, u. a. die Compliance-Hotline, werden direkt von einem unabhängigen und qualifizierten Team bei Group Compliance empfangen und geprüft. Je nach Art und Inhalt des Hinweises, kann der Hinweis an eine andere verantwortliche Funktion zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden. Über die Compliance-Hotline können neben Mitarbeitenden auch Externe mögliche Compliance-Verstöße telefonisch oder mittels einer webbasierten Anwendung in ihrer jeweiligen Landessprache melden. Die Compliance-Hotline steht kostenfrei und rund um die Uhr zur Verfügung. Eine zweiseitige Kommunikation ist – auch anonym – über das System möglich. Bei Hinweisen auf einen möglichen Compliance-Verstoß werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet und mithilfe konkreter Aktionspläne abgearbeitet. Falls erforderlich werden auch disziplinarische Maßnahmen getroffen, die von einer einfachen Ermahnung bis zur Entlassung des Mitarbeitenden, der einen Compliance-Verstoß begangen hat, reichen können. Zur Steuerung dieser Prozesse hat Merck ein Compliance-Case-Komitee eingerichtet. Das Compliance-Case-Komitee besteht aus leitenden Mitgliedern verschiedener Governance-Konzernfunktionen, die in die Prüfung von bestimmten Compliance-Verstößen und die Einleitung von angemessenen und erforderlichen Maßnahmen eingebunden werden.
2024 wurden über die Compliance-Hotline sowie andere Kanäle 89 Compliance-relevante Fälle gemeldet. In 30 abgeschlossenen Fällen bestätigte sich, dass gegen die Prinzipien des Verhaltenskodex beziehungsweise andere interne oder externe Richtlinien verstoßen wurde.
Interne Revision
Die Konzernfunktionen Group Compliance und Group Internal Auditing gewährleisten Compliance auf der zweiten beziehungsweise dritten Verteidigungslinie. Regelmäßig überprüft Group Internal Auditing innerhalb von Audits die weltweiten Funktionen, Prozesse und Gesellschaften. Dabei wird auch bewertet, wie wirkungsvoll die jeweiligen Compliance-Richtlinien, -Prozesse und -Strukturen sind. Zusätzlich ermitteln die Einheiten, ob es Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, den Antikorruptionsstandard, den Konzernstandard zur Geldwäschebekämpfung oder den Standard zum Kartell- und Wettbewerbsrecht gibt. Ziel unserer Auditplanung ist eine umfassende Risikoabsicherung durch eine bestmögliche Auditabdeckung unserer Prozesse, Märkte und Projekte. Sofern sich aus der Prüfung Empfehlungen für Verbesserungsmaßnahmen ergeben, verfolgt Group Internal Auditing diese Maßnahmen systematisch und kontrolliert ihre Umsetzung. Im Jahr 2024 führte Group Internal Auditing 43 interne Audits durch. Davon untersuchten 30 Audits operative Risikobereiche und 13 IT-Risikobereiche. Insgesamt bezogen sich 30 interne Audits auf bestechungs- und korruptionsbezogene Risiken.
Zertifizierung
Seit November 2022 lassen wir eine externe Überprüfung und Zertifizierung unseres Compliance Management System nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen (IDW PS 980) vornehmen. Der Fokus liegt hierbei auf der Bekämpfung von Bestechung, Korruption und Geldwäsche. Ziel ist es, Bereiche mit potenziellem Verbesserungsbedarf auszumachen und zu beurteilen, ob mit den ergriffenen Maßnahmen die Einhaltung von Vorschriften, Richtlinien und Verfahrensweisen gewährleistet ist. Die Beurteilung der Wirksamkeit wird bis 2025 schrittweise in den einzelnen Regionen umgesetzt.
Stakeholder-Dialoge
Bei unseren Aktivitäten achten wir darauf, die Verhaltenskodizes unserer Verbandsmitgliedschaften einzuhalten. Wir sind unter anderem Mitglied des Verbands der Chemischen Industrie (VCI), des Deutschen Instituts für Compliance (DICO), des Europäischen Pharmaverbands (EFPIA),des US-amerikanischen Pharmaverbands Pharmaceutical Research and Manufacturers of America (PhRMA), des Vereins Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie (FSA), des Internationalen Verbands der pharmazeutischen Industrie (IFPMA), der Alliance for Integrity, des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), des Deutschen Aktieninstituts (DAI) und der Internationalen Vereinigung der Datenschutzbeauftragten (IAPP).
Datenschutz
Der Konzerndatenschutz bei Merck ist organisatorisch in die Group Compliance-Organisation integriert. Wie gesetzlich vorgeschrieben agiert diese Abteilung unabhängig und weisungsfrei. Sie erstellt im Zuge unserer übergeordneten Compliance-Berichterstattung regelmäßige Datenschutz-Updates sowie einen regelmäßigen umfassenden Datenschutzbericht. Der Konzerndatenschutzbeauftragte verfügt dabei über ein Team von dedizierten lokalen Datenschutzbeauftragen, die in für Merck besonders datenschutzsensiblen Ländern tätig sind. Weltweit üben darüber hinaus weitere Personen eine lokale Datenschutzfunktion neben ihrer Kerntätigkeit bei Merck aus. Zu den Aufgaben dieser beiden Gruppen von lokalen Datenschutzbeauftragen gehört unter anderem die Implementierung und Anwendung des globalen Datenschutzportfolios in den Ländern sowie die Durchführung regelmäßiger Wirksamkeitsprüfungen und die Förderung des Datenschutzbewusstseins. Darüber hinaus beraten sie das Unternehmen in relevanten und kritischen Fragen des Datenschutzes. Außerdem unterstützt ein Center of Expertise mit der Bereitstellung der Strukturen und Werkzeuge.
Unser Datenschutzmanagementsystem umfasst verschiedene Elemente in unserem Portfolio, das neben den Säulen Personen und Kommunikation steht. Das Portfolio setzt sich wie folgt zusammen:
Elemente unseres Datenschutzprogramms
Um regelkonforme Prozesse für die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen, hat die Datenschutzorganisation gezielt Richtlinien aufgestellt. Die Konzernrichtlinie zum Datenschutz (Group Data Privacy Policy) definiert die Standards, nach denen bei Merck Daten verarbeitet, gespeichert, genutzt und übermittelt werden. So wird ein hohes Datenschutzniveau für die Verarbeitung von Daten unserer Mitarbeitenden, Vertragspartner, Kunden und Lieferanten, Patienten, Ärzte und Teilnehmer an klinischen Studien sichergestellt. Die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten werden in einem zentralen IT-Tool vorgenommen, das auch als Grundlage für weitere wesentliche Datenschutzprozesse dient: die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten, die Durchführung einer allgemeinen Risikoprüfung und – falls gesetzlich erforderlich – einer spezifischen Datenschutzfolgenabschätzung, die Meldungen und Bewertung möglicher Datenschutzverstöße sowie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Das konzernweite Datenschutzverständnis bei Merck basiert insbesondere auf der europäischen Gesetzgebung, einschließlich der Datenschutzprinzipien der seit Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Gleichzeitig werden aber auch die im jeweiligen Land geltenden Datenschutzvorschriften beachtet und lokal umgesetzt.
Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind ein Kernelement jeden Datenschutz-managementsystems. Eine effektive Kommunikation relevanter Standards, Verfahren und anderer Richtlinien durch regelmäßige Schulungen ist ebenso wichtig, wie regelmäßige Sensibilisierungsinitiativen, um die richtige Datenschutzkultur in unserem Unternehmen zu fördern. Unsere Datenschutzangebote bestehen aus allgemeinen Sensibilisierungsmaßnahmen wie ein Datenschutz-E-Learning, welches verpflichtend für alle Merck-Mitarbeitende ist und einer breit angelegten Kommunikation mittels verschiedener Kanäle, zum Beispiel per E-Mail oder dem Unternehmensintranet. Darüber hinaus werden zielgerichtete Schulungen durchgeführt, wie zum Beispiel interaktive Trainings für bestimmte Mitarbeitergruppen und standardisierte Trainingssets, die sich auf bestimmte Themen konzentrieren und auf entsprechende Unternehmensgruppen zugeschnitten sind.
Risiko- und Chancenmanagement
Bezüglich detaillierter Ausführungen zur Beschreibung der wesentlichen Merkmale des gesamten internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems sowie der Stellungnahme zur Angemessenheit und Wirksamkeit dieser Systeme verweisen wir auf den Abschnitt „Internes Kontrollsystem“ im Lagebericht unter „Risiko- und Chancenbericht“.
Vermeidung von Interessenkonflikten
Sämtliche Mitglieder der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats der Merck KGaA sind im Rahmen ihrer Tätigkeit ausschließlich dem Unternehmensinteresse verpflichtet und verfolgen weder persönliche Interessen noch gewähren sie Dritten ungerechtfertigte Vorteile.
Bevor ein Geschäftsleitungsmitglied Ehrenämter oder Mandate übernimmt oder eine andere nebenberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss dies vom Personalausschuss des Gesellschafterrats der E. Merck KG genehmigt werden. Die Vorsitzende der Geschäftsleitung, Belén Garijo, und das für Finanzen zuständige Mitglied der Geschäftsleitung, Helene von Roeder, sind zugleich Mitglieder des Vorstands der E. Merck KG. Interessenkonflikte entstehen hierdurch jedoch keine.
Der Aufsichtsrat legt in seinem Bericht an die Hauptversammlung aufgetretene Interessenkonflikte aus den Reihen des Aufsichtsrats und ihre Behandlung offen. Berater- oder sonstige Dienstleistungs- oder Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit Merck bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Im Geschäftsjahr 2024 traten weder Interessenkonflikte auf noch existierten Berater- oder sonstige Dienstleistungs- oder Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit der Merck KGaA oder einem anderen Unternehmen des Merck-Konzerns.
Einhaltung von Umwelt- und Sicherheitsstandards
Unser Denken und Handeln zum Schutz der Umwelt und der Sicherheit basieren auf dem Gedanken der Nachhaltigkeit und den Grundsätzen zum verantwortlichen Handeln, wie sie vom internationalen Chemieverband (ICCA) in der Responsible Care Global Charter formuliert wurden. Sie betont die umfassende Verantwortung für Produkte, Lieferketten und die Gesellschaft. Dieser Charter haben wir uns durch Unterschrift verpflichtet und ihre Prinzipien in unserer Richtlinie zu Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (Environment, Health and Safety (EHS) Policy) konzernweit für verbindlich erklärt.
Darüber hinaus setzen wir uns Ziele für Umweltschutz und Sicherheit zur ständigen Verbesserung unseres Umweltschutzes und der Sicherheit:
- Wir haben uns zum Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2040 einen klimaneutralen Geschäftsbetrieb entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu erreichen. Hierzu haben wir uns das Ziel gesetzt, bis 2030 unsere direkten (Scope 1) und indirekten (Scope 2) Treibhausgasemissionen im Vergleich zu 2020 um 50 % zu senken. Dies wollen wir vor allem durch die Verringerung prozessbedingter Emissionen und die Umsetzung von Energieeffizienzmaßnahmen erreichen. Was unsere Scope-3-Emissionen betrifft, so wollen wir die Emissionen in der gesamten Wertschöpfungskette bis 2030 um 52 % (pro Euro Wertschöpfung) senken. Im Mai 2022 wurden diese kurzfristigen Ziele für 2030 von der Science Based Targets Initiative (SBTi) genehmigt. Die unabhängige Initiative bewertet und genehmigt die Ziele von Unternehmen auf der Grundlage ihrer strengen klimawissenschaftlichen Kriterien. Mit dieser Bestätigung tragen wir dazu bei, die globale Erwärmung auf 1,5 °C zu begrenzen und entsprechen damit den Anforderungen des Pariser Abkommens.
- Außerdem streben wir an, bis 2030 80 % unseres eingekauften Stroms durch erneuerbare Energien zu decken.
- Darüber hinaus verfolgen wir das Ziel, den Umwelteinfluss unseres Abfalls zu reduzieren, die Wasserintensität zu verringern und auch die Qualität unseres Abwassers bis 2030 zu verbessern. Unsere kurzfristigen Ziele für Abfall und Wasserverbrauch in 2025 haben wir 2023 bereits frühzeitig erreicht und uns bis 2030 neue Ambitionen gesetzt. So wollen wir bis zum Ende der Dekade bei unseren Abfallströmen eine Zirkularitätsrate von 70 % erreichen und die Wasserintensität (pro Euro Wertschöpfung) um 50 % verbessern.
- Zur Verbesserung des Arbeitsschutzes beabsichtigen wir die Unfallquote mit Ausfallzeiten (Lost Time Injury Rate (LTIR)) bis zum Jahr 2025 unter den Wert von 1 zu reduzieren.
Zudem hat Merck ein globales Programm zur Erhaltung und Förderung der Mitarbeitergesundheit entwickelt und ausgerollt: BeHealthy. Dieses hat zum Ziel, die physische, psychische, soziale sowie arbeitsplatzbezogene Gesundheit aller Mitarbeitenden nachhaltig zu stärken. Die inhaltlichen Schwerpunkte des Programms sind: Gesunde Führung, Achtsamkeit und eine global zugängliche Sammlung verschiedener Gesundheitsangebote.
Basierend auf unserer Leitlinie für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS Policy) präzisieren eine Vielzahl von Richtlinien, wie die Mitarbeitenden und Standorte die Grundsätze in der täglichen Arbeit berücksichtigen müssen. Die Konzernfunktion Corporate Sustainability, Quality and Trade Compliance steuert die weltweiten Aktivitäten zu Umwelt, Sicherheit und Gesundheit und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, interner Standards und der Geschäftsanforderungen innerhalb des gesamten Unternehmens. Auf diese Weise werden konzernweit Risiken minimiert und kontinuierliche Verbesserungen in den Bereichen Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Qualität gefördert.
Über unsere ökologische, ökonomische und soziale Leistung berichten wir transparent nach den international anerkannten Richtlinien der Global Reporting Initiative (GRI), den Sustainability Accounting Standards Board (SASB) und den Empfehlungen der Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD).